Как повысить свою продуктивность на работе за 5 шагов

В современном мире время течет с удивительной скоростью, и в бурном потоке ежедневных задач сложно находить в себе силы оставаться активным. Специалисты в сфере управления временем и планирования рекомендуют выдохнуть и воспользоваться пятью эффективными способами по повышению личной продуктивности на рабочем месте.

1. Определите, на что вы тратите рабочее время

Применяйте закон Парето, который гласит, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% — лишь 20% результата. Проанализируйте все свои рабочие дела и выясните, на что уходит больше всего времени. Общаетесь с коллегами, проверяете рабочую почту или скроллите ленту социальных сетей? Все это лишь тратит ваши ресурсы, но не приближает к успеху. А благодаря каким делам, например, вы растете как специалист, добиваетесь доверия коллег и начальства и увеличиваете доход? Именно на них нужно сосредоточиться и выстраивать каждый рабочий день так, чтобы они занимали большую его часть.

2. Структурируйте свои задачи

Для этого можно использовать матрицу Эйзенхауэра — инструмент для распределения задач. Возьмите лист бумаги и разделите его на четыре равных части. В левом верхнем прямоугольнике выпишите все свои важные и срочные дела, в правом верхнем — тоже срочные, но с меньшей степенью значимости. В левом нижнем углу укажите не особо важные задачи, но с которыми стоит поторопиться. И в правом нижнем перечислите все то, что не требует немедленного исполнения и не является значимым. А затем приступайте к выполнению задач, начиная с первого прямоугольника. Использование матрицы поможет вам структурировать все свои дела и избежать паники во время «горящих» дедлайнов.

3. Выделяйте достаточно времени на их выполнение

Для того чтобы не винить себя в отсутствии продуктивности, подходите к планированию с умом. Можно составить список дел из 100 пунктов, но просто не успеть все выполнить к сроку, и думать, что вы ни на что не способны. На самом деле мы нередко переоцениваем собственные силы и склонны преувеличивать скорость своей работы. Когда будете прописывать задачи, выделяйте время на них с небольшим запасом: так вам не придется ничего делать впопыхах, жертвуя качеством.

4. Концентрируйтесь на работе

Здесь поможет известная в тайм-менеджменте техника «Помодоро». Она призвана помочь выполнять задачи за меньшее количество времени благодаря высокой концентрации и коротким перерывам. Поставьте таймер на 25 минут и приступайте к работе, ни на что не отвлекаясь. Потом сделайте пятиминутный перерыв и снова возвращайтесь к своему заданию. После четырех 25-минутных интервалов отдохните около получаса. Поклонники «Помодоро» говорят о том, что сохранять максимальную концентрацию благодаря этой технике намного проще: зная, что скоро можно будет передохнуть, не возникает желания взять в руки телефон и отвлекаться от работы. Соответственно, каждая задача выполняется в разы быстрее.

5. Делайте правильные перерывы

Отдыхать от работы нужно, чтобы восстанавливать силы. Но худшее, что вы можете сделать во время перерыва — посмотреть истории в Инстаграме. Известно, что в соцсетях, словно в другом измерении, время летит незаметно. И вы даже не почувствуете, что отдыхали. Особенно, если работаете за компьютером, то переключение с одного экрана на другой только увеличит нагрузку на зрение. Вместо этого лучше пройтись по офису, немного пообщаться с коллегами, возможно, сделать легкую суставную гимнастику и дыхательные упражнения. А если позволяет время и погодные условия, стоит выйти на прогулку, чтобы насытить легкие и мозг кислородом.

Читайте больше интересных и полезных материалов в нашем журнале «Современное Здоровье»!